Masterflex SE

Gelsenkirchen

ISIN: DE0005492938 / WKN 549293

Einladung zur ordentlichen Hauptversammlung

Die Aktionärinnen und Aktionäre unserer Gesellschaft werden hiermit zu der

am Mittwoch, dem 12. Juni 2024, um 10.00 Uhr
 

im Veranstaltungs- & Tagungszentrum Schacht Bismarck, Gelsenkirchen, Uechtingstraße 79E, 45881 Gelsenkirchen,

stattfindenden

ordentlichen Hauptversammlung
 

eingeladen.

Tagesordnung

Anhang zu Tagesordnungspunkt 6:

Die transparente und verständliche Darstellung der Vorstandsvergütung ist für die Gesellschaft seit Jahren ein wesentliches Element guter Corporate Governance. Im nachfolgenden Vergütungsbericht nach § 162 AktG werden die Vergütungen der Vorstandsmitglieder sowie des Aufsichtsrats der Masterflex SE für das Geschäftsjahr 2023 dargestellt und erläutert.

Beschlussfassung über die Billigung des Vergütungssystem des Vorstands und des Vergütungsberichtes

Das aktuelle Vergütungssystem für die Vorstände der Masterflex Group wurde vom Aufsichtsrat in Übereinstimmung mit § 87 Abs. 1, § 87a Abs. 1 Aktiengesetz (AktG) beschlossen und von der Hauptversammlung am 19. Mai 2021 mit einer Mehrheit von 94,40 % des anwesenden Kapitals gebilligt. Der Vergütungsbericht des Geschäftsjahres 2022 wurde auf der Hauptversammlung vom 07. Juni 2023 mit einer Mehrheit von 98,94 % gebilligt. Bei Bedarf kann der Aufsichtsrat externe Berater hinzuziehen. Bei der Mandatierung externer Vergütungsexperten wird auf deren Unabhängigkeit geachtet.

Anwendung des Vorstandsvergütungssystems im Geschäftsjahr 2023

Im Vorgriff auf den Billigungsbeschluss der Hauptversammlung vom 19. Mai 2021 zu dem vom Aufsichtsrat beschlossenen Vergütungssystem des Vorstands wurden die Vorstandsverträge von Herrn Dr. Bastin und Herrn Mark Becks zum 01. Januar 2021 um weitere 6 Jahre im Sinne der SE-Verordnung unter Anwendung der Inhalte des neuen Systems bis zum 31. Dezember 2026 verlängert.

Allerdings kamen im Geschäftsjahr 2023 auch Vergütungskomponenten zur Auszahlung, die noch unter dem vorher geltenden Vergütungssystem vereinbart wurden. Dies betraf die langfristigen Zielsetzungen und variablen Vergütungskomponenten des Vorstandsgremiums des Jahres 2020 aus dem bis zum 19. Mai 2021 gültigen Vergütungssystem.

Der Aufsichtsrat überprüft regelmäßig die Angemessenheit und Üblichkeit der Vergütungs-Bestandteile. Angemessen bedeutet in diesem Zusammenhang auch die grundsätzliche Orientierung an vergleichbaren Unternehmen in Deutschland, was jedoch mit Blick auf die Börsennotierung der Masterflex SE einerseits und deren Komplexität sowie internationaler Struktur andererseits keine feste Peer-Group als Vergleichsmaßstab umfasst. Die Höhe der Vergütung der Vorstandsmitglieder ist dabei differenziert und spiegelt die Verantwortungsbereiche wider.

Kriterien für die Angemessenheit der Vorstandsvergütung sind die Aufgaben des einzelnen Vorstandsmitglieds, seine persönliche Leistung, die wirtschaftliche Lage, der Erfolg, die Umsetzung der strategischen Ziele und die damit verbundenen, nachhaltigen Zukunftsaussichten des Unternehmens als auch die Üblichkeit der Vergütung unter Berücksichtigung des Vergleichsumfelds und der Vergütungsstruktur, die in der Gesellschaft gilt. Zu diesem Zweck analysiert der Aufsichtsrat die Vergütungsstruktur sowohl im horizontalen als auch vertikalen Vergleich.

Horizontaler Vergleich

Mit der alle zwei Jahre stattfindenden Überprüfung der Vergütungshöhen der Vorstandsmitglieder sowie der Berücksichtigung der Entwicklung in Größe und Struktur als vergleichbar angesehener Unternehmen im Zeitverlauf wird sichergestellt, dass die Vergütung der Vorstandsmitglieder im angemessenen Verhältnis zur Lage der Gesellschaft steht. Ziel des Aufsichtsrats ist es, den Vorstandsmitgliedern innerhalb der regulatorischen Rahmenbedingungen eine marktübliche und zugleich wettbewerbsfähige Vergütung anzubieten. Dabei ergibt sich jedoch immer auch die Schwierigkeit, dass wenige mittelständisch geprägte Unternehmen wie die Masterflex Group börsennotiert sind und damit entsprechend wenig vergleichbare Vergütungshöhen und -strukturen nachvollziehbar zur Verfügung stehen.

Vertikaler Vergleich

Daneben berücksichtigt der Aufsichtsrat bei der Festsetzung der Vorstandsvergütung insbesondere auch die unternehmensinterne Vergütungsstruktur in einem vertikalen Vergleich. Hierbei betrachtet der Aufsichtsrat die Relation der Vorstandsvergütung im Verhältnis zur Vergütung des oberen Führungskreises sowie der Belegschaft in Deutschland.

Bei der Masterflex SE stellt sich die Situation für das Jahr 2023 wie folgt dar:

Die empfangene Vergütung aller Mitarbeiter (ohne Azubis und Leihkräfte) beträgt im Jahr 2023 durchschnittlich 44,8 TEuro, die des Vorstands durchschnittlich 588 TEuro. Dies entspricht einem Verhältnis zum Vorstand von Faktor 13,1.

Im Vergleich zu den aktuellen Faktoren beispielsweise im DAX (andere Indizes-Faktoren sind bislang nicht öffentlich verfügbar), ist der Faktor von durchschnittlicher Vorstandsvergütung zu durchschnittlicher Arbeitnehmervergütung bei der Masterflex SE in einem vergleichsweise ausgewogenen Verhältnis. Im Durchschnitt der Jahre 2015 bis 2021 betrug die Vertikalität im DAX durchschnittlich zwischen Faktor 49 bis Faktor 54.

Auch die Struktur des Unternehmens spielt eine wichtige Rolle bei der Definition und Festlegung der Vergütung. Die Masterflex SE ist mit ihrer historisch bedingten Kleinteiligkeit und vergleichsweise hohen Anzahl von Beteiligungsunternehmen, im direkten Vergleich mit vielen anderen Unternehmen in ähnlicher Umsatz- und Mitarbeitergröße, als durchaus komplexer zu definieren, wobei dann auch noch die zusätzlichen Anforderungen durch die Kapitalmarktorientierung zu erfüllen sind, was auf viele Mitbewerber nicht in gleicher Weise zutrifft.

Festlegung der Zielvereinbarungen

In Übereinstimmung mit dem geltenden Vergütungssystem hat der Aufsichtsrat konkrete Zielvergütungen und damit verbunden individuelle Leistungskriterien für jedes Vorstandsmitglied festgelegt.

Die erfolgsbezogenen Komponenten - die Tantieme - enthalten Bestandteile mit mehrjähriger Bemessungsgrundlage. Sie setzen damit langfristige Verhaltensanreize und richten die Vergütungsstruktur auf eine nachhaltige Unternehmensentwicklung aus. Weitergehende, aktienbasierte Anreizsysteme, wie etwa ein Aktienoptionsprogramm, bestehen bei der Gesellschaft nicht. Dies begründet sich nicht zuletzt aus dem Umstand, dass der Vorstand schon signifikant am Unternehmen beteiligt ist und deshalb hiermit auch keinen zusätzlichen Anreiz hat.

Bei den Zielen für die variablen Vergütungselemente achtet der Aufsichtsrat darauf, dass die Vergütung auf eine nachhaltige Unternehmensentwicklung ausgerichtet ist.

Die Angemessenheit der Vergütungsstruktur wurde zuletzt im Zuge der Erarbeitung des Vergütungssystems durch den Aufsichtsrat geprüft.

Beschlussfassung über die Billigung des Vergütungssystem des Aufsichtsrats

Das Vergütungssystem für den Aufsichtsrat, das in § 15 der Satzung geregelt ist und schon einige Jahre so besteht, wurde von der Hauptversammlung am 19. Mai 2021 mit einer Mehrheit von 99,70 % des anwesenden Kapitals gebilligt.

Anwendung des Aufsichtsratsvergütungssystems im Geschäftsjahr 2023

Das gegenüber den Vorjahren unveränderte Vergütungssystem für den Aufsichtsrat kam gemäß den Vorgaben von § 15 der Satzung im Geschäftsjahr 2023 zur Anwendung. In der Hauptversammlung vom 14. Juni 2022 wurde die Änderung von § 15 der Satzung betreffend der Vergütung des Aufsichtsrats sowie über die Bestätigung der Aufsichtsratsvergütung (§ 113 Abs. 3 S. 1 AktG) mit jeweils einer Mehrheit von 99,3 % der Stimmen beschlossen.

Die Vergütung des Vorstands im Geschäftsjahr 2023

Überblick über die Ausgestaltung des Vergütungssystems des Vorstands

Das Vergütungssystem entspricht den Anforderungen des Aktiengesetzes und orientiert sich in weiten Teilen an den Empfehlungen des Deutschen Corporate Governance Kodex.

Die Vorstandsvergütung ist auf die Förderung und Unterstützung einer nachhaltigen und langfristigen Entwicklung der Masterflex Group ausgerichtet. Nachhaltiges Handeln ist integraler Bestandteil der Strategie und sichert die gesellschaftliche und wirtschaftliche Zukunftsfähigkeit der Masterflex Group. Die Ansprüche für nachhaltiges Handeln werden durch die Definition quantitativer und qualitativer Ziele für das Vorstandsgremium reflektiert.

Die Gesamtvergütung der Vorstandsmitglieder setzt sich aus festen und variablen Bestandteilen zusammen. Dabei umfasst die feste, erfolgsunabhängige Vergütung die Grundvergütung und Sachbezüge. Die festen Vergütungsbestandteile entsprechen derzeit bei den Vorstandsmitgliedern etwa 65 % der Gesamt-Zielvergütung. Variabel und somit erfolgsabhängig werden die kurzfristige variable Barvergütung (Short Term Incentive = STI) sowie die langfristige variable Barvergütung (Long Term Incentive = LTI) gewährt. Diese entsprechen bei den Vorstandsmitgliedern zusammen etwa 35 % der Zielvergütung. Die variablen Vergütungsbestandteile werden vor jedem Geschäftsjahr vom Aufsichtsrat mit adäquaten und performanceorientierten Zielen hinterlegt, welche die langfristige Umsetzung der Unternehmensstrategie einschließen und deren Erreichungsgrad die Höhe der tatsächlichen Auszahlung bestimmt. Die mögliche Gesamtvergütung ist dabei für jedes Vorstandsmitglied auf einen maximalen Betrag begrenzt (die maximale Gesamtvergütung).

Des Weiteren regelt das Vergütungssystem, ob und welche Zahlungen im Falle einer vorzeitigen Beendigung der Vorstandstätigkeit erfolgen können. Eine Überprüfung der Gesamthöhe sowie der Parameter findet regelmäßig alle zwei Jahre statt.

Die nachfolgende Tabelle bietet einen Gesamtüberblick zu den Vergütungsbestandteilen und deren grundsätzlichen Ausgestaltung. Die konkreten Zielsetzungen für das Geschäftsjahr 2023 werden im Vergütungsbericht weiter erläutert.

¹⁾ Absoluter Betrag der Obergrenze abhängig von der Gewichtung der quantitativen zu den qualitativen Zielen (hier 50 % qualitative und 50 % quantitative Ziele)
²⁾ nur in besonders begründbaren Ausnahmefällen relevant

Erfolgsunabhängige Vergütungsbestandteile

Festvergütung

Die Festvergütung der Vorstandsmitglieder wird monatlich in gleichen Teilbeträgen gezahlt. Die aktuelle jährliche Festvergütung für das Geschäftsjahr 2023 beträgt für den Vorstandsvorsitzenden 400.000 Euro und für den Finanzvorstand 280.000 Euro.

Nebenleistungen

Die Gesellschaft gewährt den Vorstandsmitgliedern für die Dauer des Dienstvertrages einen Zuschuss zur Kranken-, Renten- und Pflegeversicherung in Höhe des Arbeitgeberanteils, wie er bei einer gesetzlichen Sozialversicherungspflicht innerhalb der jeweiligen gesetzlichen Beitragsbemessungshöchstgrenze des Vorstandsmitglieds bestünde, höchstens jedoch in Höhe der Hälfte des Betrages, welchen das Vorstandsmitglied für seine Kranken-, Renten- und Pflegeversicherung aufwendet.

Die Gesellschaft stellt den Vorstandsmitgliedern für ihre Tätigkeit ein angemessenes Firmenfahrzeug für geschäftliche Zwecke zur Verfügung. Das Firmenfahrzeug darf von dem Vorstandsmitglied auch für private Zwecke genutzt werden. Die für diesen Sachbezug anfallenden Steuern trägt das Vorstandsmitglied selbst.

Die Gesellschaft hat für die Vorstandsmitglieder eine angemessene Unfallversicherung abgeschlossen und erstattet zudem die Beiträge für eine Berufsunfähigkeitsversicherung zugunsten des jeweiligen Vorstandsmitglieds mit einer monatlichen Leistung, die maximal 80 % des letzten vertraglich vereinbarten Nettoentgeltes aus der Fixvergütung abdeckt.

Die Gesellschaft hat für das Vorstandsgremium eine D&O-Versicherung mit einem angemessenen Selbstbehalt von mindestens 10 % eines durch das Vorstandsmitglied zu vertretenden Schadens, der bis absolut maximal den jeweiligen 1,5-fachen Betrag einer vereinbarten Festvergütung betragen soll, abgeschlossen.

Altersvorsorge- und Pensionszusagen

Der Vorstand der Masterflex SE erhält keinerlei Pensionszusagen oder sonstige Alters-vor-sorge-zusagen. Der Vorstand der Masterflex SE regelt seine jeweilige Altersvorsorge vollständig selbst.

Erfolgsabhängige Vergütungsbestandteile

Struktur der erfolgsabhängigen Vergütung

Die Höhe der erfolgsabhängigen Vergütung richtet sich nach dem Grad des Erreichens der für die nachhaltige Unternehmensentwicklung anhand der Planung festgelegten quantitativen und qualitativen Beurteilungsparameter mit einem kurzfristigen (12 Monate - abgelaufenes Geschäftsjahr) sowie einem mehrjährigen Betrachtungszeitraum (36 Monate).
 

Die quantitativen und qualitativen Parameter für die Ermittlung des Erreichens der erfolgsabhängigen Vergütungsbestandteile sowie der jeweiligen Vergütungshöhe werden für das jeweilige Geschäftsjahr vom Aufsichtsrat auf Basis der kurz-, mittel- und langfristigen Planung des Vorstands festgelegt und bei relevanten Abweichungen oder veränderten Rahmenbedingungen ggfs. angemessen angepasst. Die erfolgsabhängige Vergütung trägt damit zur langfristigen Entwicklung der Gesellschaft bei, indem sie die operative Umsetzung der Unternehmensstrategie anhand der festgelegten Erfolgsziele konkretisiert und bei entsprechender Umsetzung honoriert. Die Beurteilung des Erfolgs basiert auf finanziellen, strategischen und nachhaltigen Leistungskriterien.

Ergebnismindernde Sonderfaktoren, die dem Aufsichtsrat bekannt sind und durch ihn genehmigt wurden, bleiben bei einer Feststellung der Erreichung der Ziele im Rahmen der festgelegten Beurteilungsparameter bei den quantitativen Zielparametern außer Betracht. Hierzu gehören u. a. außerplanmäßige lnvestitionsmaßnahmen oder Finanzierungskosten für Akquisitionen. In gleicher Weise außer Betracht bleiben ergebniserhöhende Sonderfaktoren, wie u. a. außerordentliche Erträge aufgrund von Veräußerungen von Beteiligungen.

Im Falle der Erkrankung oder sonstiger unverschuldeter Verhinderung des Vorstandsmitglieds für die Dauer von mehr als sechs Monaten wird die Tantieme nur für die ersten sechs Monate von Beginn der Krankheit an gezahlt, und zwar anteilig in Höhe von jeweils 1/12 pro Monat. Nach Wiederaufnahme der Tätigkeit besteht der Tantiemeanspruch für das laufende Geschäftsjahr zeitanteilig nach den restlichen vollen Monaten der Mitarbeit.

Der Aufsichtsrat hat die Möglichkeit, im Falle besonderer und nicht den Gegenstand vorheriger Planungen bildender Leistungen eines Vorstandsmitglieds eine Sondertantieme von bis zu 50.000 Euro zu gewähren, was einer gesonderten Beschlussfassung und Begründung durch den Aufsichtsrat bedarf.

Short-Term-Incentive

Die jährliche Maximalvergütung, die auf erfolgsabhängige Vergütungsbestandteile entfällt, wird zu 65 % nach Abschluss eines Geschäftsjahres als Short-Term-Incentive ausgezahlt. Für den Vorstandsvorsitzenden wurde eine Zieltantieme durch den Aufsichtsrat in Höhe von 156.000 Euro festgelegt. Für den Finanzvorstand gilt eine Zieltantieme in Höhe von 104.000 Euro als vereinbart. Die Maximalvergütung für den Short-Term-Incentive (STI) ist für die qualitativen Ziele bei 100 % und bei den quantitativen Zielen bei 150 % gedeckelt. Dies bedeutet in der derzeitigen Gewichtung eine Deckelung über alle Parameter bei 125 %. Dies entspricht 195 TEuro für den Vorstandsvorsitzenden und 130 TEuro für den Finanzvorstand.

Long-Term-Incentive

35 % der maximalen erfolgsabhängigen Gesamtvergütung werden langfristig angespart. Die Auszahlung der angesparten Vergütungsbestandteile (LTI) erfolgt erst im dritten Jahr nach Entstehung des Vergütungsanspruches mit der in diesem Jahr dann anfallenden und auszuzahlenden kurzfristigen Tantieme (STI).

Sollten die der Tantiemegewährung (LTI) zugrundeliegenden Parameter der Beurteilungskriterien in den zwei Folgejahren nach der Tantiemeermittlung in einzelnen Jahren wesentlich von den ursprünglichen Beurteilungsparametern zum Gewährungszeitpunkt abweichen, was der Aufsichtsrat nach pflichtgemäßem Ermessen zum Zeitpunkt der Festlegung des Tantiemeanspruchs für die jeweils der Gewährung des LTI nachfolgenden Geschäftsjahre überprüft und feststellt, reduziert sich die bis dahin angesparte Tantieme in Bezug auf eine jeweils festgestellte negative Abweichung in einem nachfolgenden Geschäftsjahr, während diese bei Übererfüllung auf maximal bis zu 150 % Zielerreichung bei den quantitativen Zielen ansteigen kann (Jahresscheibenbetrachtung der Erfüllungsgrade). Bei der Beurteilung der Zielerreichung werden außergewöhnliche, kurzfristige Entwicklungen weder erhöhend noch vermindernd berücksichtigt.

Für den Vorstandsvorsitzenden wurde eine langfristige Zieltantieme durch den Aufsichtsrat in Höhe von 84.000 Euro festgelegt. Für den Finanzvorstand gilt eine Zieltantieme in Höhe von 56.000 Euro als vereinbart. Die Maximalvergütung für den Long-Term-Incentive (LTI) ist für die qualitativen Ziele bei 100 % und bei den quantitativen Zielen bei 150 % gedeckelt. Dies bedeutet in der derzeitigen Gewichtung eine Deckelung über alle Parameter bei 125 %. Dies entspricht 105 TEuro für den Vorstandsvorsitzenden und 70 TEuro für den Finanzvorstand.

Beurteilungsparameter der Tantiemegewährung

Die Tantieme für das jeweils abgelaufene Geschäftsjahr wird auf der Grundlage sowohl von qualitativen Beurteilungsparametern, wie die Markt- und Wettbewerbsentwicklungen, die vom Vorstand definierten und umgesetzten strategischen Meilensteine, die Erreichung von Nachhaltigkeitszielen und die persönliche Leistung des Vorstands als auch auf der Grundlage von quantitativen Beurteilungsparametern, wie die Erfüllung der Unternehmens- und Konzernplanung, die Entwicklung der Finanzierungs- und Eigenkapitalstruktur der Gesellschaft und des Konzerns und Earnings per share (EPS) durch den Aufsichtsrat festgelegt. Eine nachträgliche Änderung der Leistungskriterien und der Zielwerte für die Leistungskriterien ist ausgeschlossen.

Für das Geschäftsjahr 2023 legte der Aufsichtsrat nachfolgende quantitative und qualitative Ziele für das Vorstandsgremium fest:

Strategische Weiterentwicklung

Die Ziele zur strategischen Weiterentwicklung der Masterflex Group werden an den vier strategischen Säulen - Internationalisierung, Innovation, Operative Exzellenz, Digitale Trans-formation - ausgerichtet.

Für das Geschäftsjahr 2023 legte der Aufsichtsrat einen Schwerpunkt in der Weiterentwicklung der Unternehmensstrategie in Richtung 200 Mio. Euro Umsatz inklusive einer dazugehörigen Akquisitions- und Finanzierungsstrategie. Zur Festigung der Ergebnisse aus dem B2DD-Programms lag folgerichtig ein weiterer Fokus auf dem Aspekt der „Operativen Exzellenz“. Zu den Zielen der „Operativen Exzellenz“ zählten im Geschäftsjahr 2023: Verbesserung des Verschuldungsgrades, Maßnahmengenerierung und Weiterverfolgung B2DD sowie Restrukturierung der Matzen & Timm GmbH.

Im Sinne der langfristigen und nachhaltigen Ausrichtung des Unternehmenserfolges wird die „Strategische Weiterentwicklung“ der Gesellschaft bei der Gesamtzielerreichung mit einem Faktor in Höhe von 30 % gewichtet.

Unternehmens- und Konzernplanung

Die Ziele zur Unternehmens- und Konzernplanung sind an das Erreichen der im Geschäftsbericht 2022 für 2023 veröffentlichten Prognose geknüpft. Das Erreichen der Umsatzprognose wird bei der Gesamtzielerreichung mit 10 % bewertet. Die EBIT-Prognose fließt bei der Gesamtzielerreichung mit einer Gewichtung von 30 % ein.

Earnings per share

Als quantitatives Ziel legte der Aufsichtsrat die Steigerung des Shareholder Values fest, die in der Messgröße Earnings per share ausgewiesen und in der Gesamtzielerreichung mit einem Faktor von 10 % berücksichtigt wird.

Corporate Social Responsibility

Corporate Social Responsibility ist ein wichtiger Faktor, der neben regulatorischen Aspekten auch die Kultur im Unternehmen bis hin zur Wettbewerbsfähigkeit im internationalen Geschäftsverkehr betrifft. Die Ausgestaltung eines ganzheitlichen Corporate Social Responsibility Konzeptes fließt in die Gesamtzielerreichung mit einer Gewichtung von 10 % ein. Im Geschäftsjahr 2023 lag der Fokus auf den gesetzlich erforderlichen Anpassungen des bestehenden Compliance-Management-Systems sowie dem weiteren Ausbau der Nachhaltigkeitsstrategie sowie den regulatorischen Anforderungen im Sinne der EU-Taxonomie.

Persönliche Leistungen der Vorstände

In Abhängigkeit der aktuellen unternehmerischen Herausforderungen wird jedes Vorstandmitglied auch nach seiner persönlichen Einsatzbereitschaft bewertet. Für das Geschäftsjahr 2023 waren dies die Herausforderungen des Rohstoffmarktes, insbesondere der Umgang mit Rohstoff- und Energiepreiserhöhungen sowie der Lieferfähigkeit der Gesellschaften und die operative Umsetzung regulatorischer Anforderungen. Die persönlichen Ziele der Vorstände werden bei der Gesamtzielerreichung mit 10 % gewichtet.

Weitere vergütungsrelevante Vereinbarungen

Vertragslaufzeiten und Zusagen im Zusammenhang mit der Beendigung der Vorstandstätigkeit

Der Aufsichtsrat beachtet bei der Bestellung von Vorstandsmitgliedern sowie bei der Dauer der Vorstandsverträge die aktienrechtlichen Vorgaben des § 84 AktG und die Empfehlungen des Deutschen Corporate Governance Kodex.

Bei einer erstmaligen Bestellung zum Vorstand betragen die Bestelldauer und die Dauer des Vorstandsdienstvertrags in der Regel drei Jahre. Bei Wiederbestellungen bzw. bei einer Verlängerung der Amtszeit liegt die Höchstdauer des Vorstandsdienstvertrags bei sechs Jahren, da es sich bei der Masterflex um eine SE handelt. Bei Vertragsbeendigung vor Ablauf der Bestellperiode auf Veranlassung des Unternehmens, außer bei Kündigung aus wichtigem Grund, werden die Zusagen aus den Vorstandsdienstverträgen bis zum Zeitpunkt des Ausscheidens erfüllt.

Die Auszahlung der variablen Vergütungskomponenten erfolgt in diesem Fall unter Zugrundelegung eines durchschnittlichen Zielerreichungsgrades aus den letzten drei Jahren vor Ausscheiden des Vorstandsmitglieds zu den ursprünglich vereinbarten Zeitpunkten und Bedingungen, eine vorzeitige Auszahlung der variablen Vergütungskomponenten erfolgt nicht.

Entsprechend den Empfehlungen des Deutschen Corporate Governance Kodex ist in den Vorstandsdienstverträgen die Regelung enthalten, dass Zahlungen bei vorzeitiger Beendigung der Vorstandstätigkeit den Wert von zwei Jahresvergütungen nicht überschreiten (Abfindungs-Cap) und nicht mehr als die Restlaufzeit des jeweiligen Vorstandsvertrags vergütet wird.

Kontrollwechsel

Zur Sicherstellung ihrer Unabhängigkeit haben die Vorstandsmitglieder im Fall eines Kontrollwechsels im Sinne des Wertpapiererwerbs- und Übernahmegesetzes (WpÜG) unter engen Voraussetzungen ebenfalls Anspruch auf eine Abfindung.

Im Falle eines Kontrollwechsels nach Abschluss dieses Vertrages hat das Vorstandsmitglied ein einmaliges Sonderkündigungsrecht, den Dienstvertrag mit einer Kündigungsfrist von sechs Monaten zum Monatsende zu kündigen und sein Amt zum Kündigungstermin niederzulegen. Er hat bei Ausübung des Sonderkündigungsrechts Anspruch auf Zahlung einer Abfindung. Das Sonderkündigungsrecht kann nur innerhalb von drei Monaten nachdem dem Vorstandsmitglied der Kontrollwechsel bekannt geworden ist, ausgeübt werden.

Ein Kontrollwechsel liegt vor, wenn ein Dritter oder mehrere gemeinsam handelnde Dritte im Sinne des WpÜG mehr als 30 % der Aktien an der SE erwerben oder die Stellung von dem Vorstandsmitglied als Vorstand mehr als nur unwesentlich berührt wird und dies mit einem Wechsel im Aktionärskreis von mindestens 25 % der stimmberechtigten Aktien in einem zeitlichen Zusammenhang steht.

Die Abfindung wird auf insgesamt eineinhalb Jahresgehälter, maximal jedoch den bei Ausscheiden noch bestehenden Gesamtvergütungsanspruch für die Restlaufzeit des Vertrages begrenzt. Der Abfindungsanspruch wird mit Beendigung des Anstellungsverhältnisses zur Auszahlung fällig.

Ein Anspruch auf Gewährung einer Abfindung nach vorstehendem Absatz besteht nicht, wenn das Vertragsverhältnis, auch unabhängig vom Eintritt des Kontrollwechsels, innerhalb der nächsten sechs Monate automatisch geendet hätte, etwa durch Ablauf einer Befristung oder durch Erreichen der Altersgrenze oder eine schon ausgesprochene, begründete Beendigungskündigung seitens der Gesellschaft.

Ausgleichszahlung / Übergangsgeld bei Vertragsende

Wird der Vertrag mit dem Vorstandsmitglied nicht verlängert oder unmittelbar nach einer Verlängerung unverschuldet wieder beendet, so hat das Vorstandsmitglied Anspruch auf ein einmaliges, mit der Beendigung des Dienstvertrages fälliges Übergangsgeld in Höhe der Fixvergütung für die Dauer von 12 Monaten, wobei nach Ablauf von sechs Monaten auf dieses eine Anrechnung etwaiger dann erworbener anderweitiger Bezüge erfolgt.

Karenzentschädigung für Wettbewerbsverbot

Da es dem Vorstandsmitglied untersagt ist, für die Dauer von 12 Monaten nach Beendigung des Dienstvertrages für Unternehmen tätig zu sein, die im Geschäftsfeld Schläuche und Verbindungssysteme tätig sind oder sich in direktem Wettbewerb mit der Gesellschaft befinden, ist eine Karenzentschädigung vereinbart.

Für die Dauer des nachvertraglichen Wettbewerbsverbots zahlt die Gesellschaft an das Vorstandsmitglied eine Karenzentschädigung in Höhe von 90 % des letzten Jahresfestgehaltes. Eine Anrechnung anderweitiger Einkünfte erfolgt nicht.

Die Gesellschaft ist jedoch berechtigt, vor Beendigung des Dienstverhältnisses durch schriftliche Erklärung auf das Wettbewerbsverbot mit der Wirkung zu verzichten, dass sie mit dem Ablauf von zwölf Monaten seit der Erklärung von der Verpflichtung zur Zahlung der Entschädigung frei wird. Die Verzichtserklärung muss spätestens neun Monate vor Ablauf des Vertrages erfolgen.

Verletzt das Vorstandsmitglied die Wettbewerbsvereinbarung, kann die Gesellschaft eine Vertragsstrafe für jeden Fall der Zuwiderhandlung verlangen. Die Geltendmachung eines weitergehenden Schadens bleibt davon unberührt. Während der Dauer des Verstoßes entfällt zudem der Anspruch auf Zahlung der Karenzentschädigung. Das Wettbewerbsverbot gilt räumlich für die Mitgliedsstaaten der Europäischen Union.

Nebentätigkeiten der Vorstandsmitglieder

Mit der Vergütung für den Vorstand ist auch eine etwaige Tätigkeit eines Vorstandsmitglieds bei verbundenen Unternehmen und Tochtergesellschaften grundsätzlich abgegolten. „Verbundene Unternehmen“ sind alle gemäß § 15 AktG verbundenen und solche Unternehmen, an denen die Masterflex SE mit mindestens 25 % beteiligt ist. Sofern Vorstandsmitglieder für die Wahrnehmung von Mandaten in diesen Gesellschaften Bezüge von den betreffenden Gesellschaften erhalten, werden diese auf die Vergütung angerechnet.

Der Aufsichtsrat der Masterflex SE begrüßt es ausdrücklich, wenn die Mitglieder des Vorstands auch in angemessenem Umfang Aufsichtsmandate, bspw. in Form von Aufsichtsrats- oder Beiratsmandaten, bei Unternehmen außerhalb der Masterflex Group wahrnehmen. Diese externe Mandatsübernahme trägt regelmäßig zur Weiterentwicklung des Vorstands und zum kreativen Gedankenaustausch bei anspruchsvollen operativen und strategischen Fragestellungen mit Führungspersönlichkeiten anderer Unternehmen bei, wie sie typischerweise in konventionellen Weiterbildungen und anderen Unternehmernetzwerken nicht bzw. kaum ebenbürtig erlangt werden können.

Selbstverständlich haben derartige externe Mandate im Einklang mit dem Aktiengesetz, den Masterflex-internen Richtlinien und dem DCGK zu stehen. Insbesondere sollen die Vorstandsmitglieder sämtlich keine Vorsitzenden-Mandate in konzernexternen Gesellschaften übernehmen. Interessenskonflikte sind auszuschließen. Die Mitglieder des Vorstands der Masterflex SE sind verpflichtet, diese Regeln bei der Mandatsauswahl einzuhalten und den Aufsichtsrat vor der Mandatsübernahme hierüber zu informieren und dessen Zustimmung einzuholen.

Die für die Übernahme von konzernfremden Aufsichtsratsmandaten gezahlten Vergütungen werden nicht auf die Vergütung des Vorstandsmitglieds bei der Masterflex SE angerechnet.

Sondervergütung

Der Aufsichtsrat kann in von ihm sowohl festzustellenden als auch zu begründenden Ausnahmefällen Vorstandsmitgliedern in Übereinstimmung mit der Empfehlung G.11 des Deutschen Corporate Governance Kodex eine Sondertantieme nach pflichtgemäßem Ermessen gewähren. Die Sondertantieme ist limitiert. Sie fällt auch unter die Maximalvergütung gemäß § 87a Abs. 1 Satz 2 Nr. 1 AktG als absolute Obergrenze der Gesamtvergütung. Eine solche Sondertantieme wurde in den vergangenen Jahren und auch im Geschäftsjahr 2023 nicht gewährt.

Sonstiges

Der Aufsichtsrat kann vorübergehend und in begründeten Ausnahmefällen von dem Vergütungssystem abweichen, wenn dies im Interesse des langfristigen Wohlergehens der Masterflex SE notwendig ist. Eine Abweichung von dem Vergütungssystem unter den genannten Umständen ist nur durch einen entsprechenden Aufsichtsratsbeschluss möglich, der die außergewöhnlichen Umstände und die Notwendigkeit einer Abweichung feststellt. Die Bestandteile des Vergütungssystems, von denen abgewichen werden kann, sind die Leistungskriterien der Tantieme und die zeitweilige Übernahme von Aufwendungen für außergewöhnliche Leistungen und Nebenleistungen. Darüber hinaus hat der Aufsichtsrat das Recht, neu eintretenden Mitgliedern des Vorstands Sonderzahlungen zum Ausgleich von Gehaltsverlusten aus einem vormaligen Dienstverhältnis oder zur Deckung der durch einen Standortwechsel entstehenden Kosten zu gewähren. Eine Abweichung in diesem Sinne hat es im Geschäftsjahr nicht gegeben.

Jeglicher Abfindungsanspruch entfällt, wenn die Gesellschaft das Dienstverhältnis wirksam außerordentlich aus wichtigem Grund kündigt.

Individualisierte Offenlegung der Vorstandsvergütung

Im Geschäftsjahr 2023 gewährte Vorstandsvergütung

Die nachfolgende Tabelle stellt die im Geschäftsjahr 2023 an die Vorstandsmitglieder der Masterflex ausbezahlten Vergütungsbestandteile dar, die sich neben der zugesagten Festvergütung und Nebenleistungen aus variablen Vergütungskomponenten zusammensetzen. Die variablen Vergütungsbestandteile (STI und LTI) für die Geschäftsjahre 2020 und 2022 wurden im März 2023 ausgezahlt. Dabei beziehen sich die variablen Vergütungsbestandteile des Jahres 2020 noch auf das bis zum 19. Mai 2021 gültige Vergütungssystem.

Die Zielerreichung, die Gewichtung der jeweiligen Ziele sowie die Aufgliederung der variablen Vergütungsbestandteile nach kurzfristigen und langfristigen Tantiemebestandteilen für das Geschäftsjahr 2023 werden in nachfolgender Tabelle offengelegt:

Für den langfristigen Vergütungsbestandteil (LTI) des Jahres 2020 ist noch das bis zum 19. Mai 2021 gültige Vergütungssystem die Anspruchsgrundlage. Grundsätzlich setzte sich die Vergütung für die Vorstandsmitglieder im Sinne des vormaligen Vergütungssystems ebenfalls aus erfolgsunabhängigen und erfolgsbezogenen Komponenten zusammen. Die erfolgsunabhängigen Teile bestanden aus dem Fixum und Nebenleistungen. Die erfolgsbezogenen, variablen Komponenten setzten sich aus einem sofort wirksamen (66 %) und einem mit langfristiger Anreizwirkung (34 %) ausgestalteten Teil zusammen.

Die Tantieme wurde sowohl auf der Grundlage von qualitativen Beurteilungsparametern, wie die Markt- und Wettbewerbsentwicklung der Masterflex Group und die persönliche Leistung des Vorstands als auch auf der Grundlage von quantitativen Beurteilungsparametern, wie die Erfüllung der Unternehmens- und Konzernplanung sowie die Entwicklung des Börsenkurses zu Vergleichsindizes durch den Aufsichtsrat festgelegt.

Das frühere Vergütungssystem sah vor, dass ein kurzfristiger Anteil (STI) von rund zwei Dritteln der Tantieme nach Feststellung des Jahresabschlusses zur Auszahlung kommt. Der verbleibende Teil von rund einem Drittel der gesamten variablen Vergütung (LTI) verbleibt für weitere zwei Jahre bei der Gesellschaft und wird nur dann ausgezahlt, wenn die Erfolgsparameter über den gesamten Drei-Jahres-Horizont nachhaltig gewährleistet wurden. Werden diese Parameter über diesen Zeitraum hingegen nicht erfüllt, verfällt dieser Anteil entsprechend ganz oder teilweise. Eine Auszahlung aus der langfristigen Vergütungskomponente für das Geschäftsjahr 2020 im Sinne des vormaligen Vergütungssystems erfolgte im Geschäftsjahr 2023.

Im Geschäftsjahr 2023 kam auch der langfristige Vergütungsbestandteil aus der Tantiemevereinbarung des Geschäftsjahres 2020 zur Auszahlung. Der Anteil der langfristigen variablen Vergütung wurde bereits im Geschäftsjahr 2020 zugeteilt. Die Auszahlung erfolgte erst nach einer Halteperiode von weiteren zwei Jahren, sofern die Erfolgsparameter über den gesamten Drei-Jahres-Horizont nachhaltig gewährleistet worden waren.

Die nachfolgende Tabelle legt die Zielerreichung der langfristigen variablen Vergütungsbestand-teile für das Geschäftsjahr 2020 offen:

Einhaltung der Maximalvergütung

Neben der Begrenzung der variablen Vergütungskomponenten hat der Aufsichtsrat gemäß § 87a Abs. 1 Satz 2 Nr. 1 AktG eine Maximalvergütung festgelegt, welche die zufließende Vergütung, die für ein Geschäftsjahr gewährt wird, begrenzt. Diese Maximalvergütung umfasst die Grundvergütung, Nebenleistungen, die Altersversorgung und Auszahlungen aus dem STI und LTI sowie eine etwaige Sondertantieme.

Die Auszahlungen aus dem STI und LTI sind für quantitative Ziele bei 150 % gedeckelt, während die Zielerreichung der qualitativen Ziele 100 % nicht überschreiten kann. Dieser Mechanismus führt automatisch dazu, dass die zulässige Gesamtvergütung (Maximalvergütung) nur im Ausnahmefall einer Sondervergütung überschritten werden kann, da diese auf Basis einer durchgängigen Zielerreichung der quantitativen Ziele von 150 % berechnet wurde.

Die Maximalvergütung für die Mitglieder des Vorstands stellt sich wie folgt dar:

Geschuldete Vergütungsbestandteile im Geschäftsjahr 2023
Auf Basis des am 19. Mai 2021 gebilligten Vergütungssystems und der darin vereinbarten variablen Vergütungsbestandteile wurde die Zielerreichung für das Geschäftsjahr 2023 für die Vorstände der Masterflex wie folgt festgestellt:

Der kurzfristige variable Vergütungsbestandteil (STI) für das Geschäftsjahr 2023 kommt im März 2024 zur Auszahlung. Für den langfristigen variablen Vergütungsbestandteil (LTI) gilt eine dreijährige Haltefrist.

Die nachfolgende Tabelle gibt einen Gesamtüberblick zu den im Geschäftsjahr 2023 geschuldeten Vergütungsbestandteilen gegenüber den Vorstandsmitgliedern der Masterflex. Die für das Geschäftsjahr geschuldeten Vergütungsbestandteile sind nicht gleichbedeutend mit der auch an den Vorstand ausgezahlten Vergütung. Die geschuldeten variablen Vergütungsbestandteile geben teilweise zugleich auch den Stand der Vergütungsrückstellungen wieder, soweit diese nämlich aufgrund zukünftiger Fälligkeiten in späteren Jahren zur Auszahlung kommen:

¹⁾ Auszahlung März 2024
²⁾ Auszahlung März 2025
³⁾ Auszahlung März 2026

Die Vergütung des Aufsichtsrats im Geschäftsjahr 2023

Das zuletzt im Jahr 2015 geänderte Vergütungssystem des Aufsichtsrats trägt den Anforderungen des Corporate Governance Kodex Rechnung. Satzungsgemäß umfasst die Vergütung für die Mitglieder des Aufsichtsrats seither eine nach Funktionen gestaffelte, fixe Vergütung. Mit dieser Ausgestaltung wird den Empfehlungen des Corporate Governance Kodex gefolgt. Diese wird hinsichtlich der verschiedenen Parameter auch grundsätzlich noch als sachgerecht angesehen, jedoch entsprechend auch der gesetzlichen Vorgabe in Bezug auf ihre Angemessenheit überprüft.

Gemäß der zur Hauptversammlung 2022 beschlossenen Erhöhung der Aufsichtsratsvergütung erhält jedes Mitglied des Aufsichtsrats neben dem Ersatz seiner Auslagen eine jährliche feste Vergütung, fällig jeweils zum Ende eines Geschäftsjahres. Die feste Vergütung des Vorsitzenden beträgt 45.000 Euro pro Jahr, die des stellvertretenden Aufsichtsratsvorsitzenden 30.000 Euro pro Jahr und die eines einfachen Mitglieds des Aufsichtsrats 25.000 Euro pro Jahr. Aufsichtsratsmitglieder, die nur während eines Teils des Geschäftsjahres dem Aufsichtsrat angehören, erhalten die Vergütung entsprechend der Dauer ihrer Zugehörigkeit. Daneben werden Sitzungsgelder in Höhe von 500 Euro pro Sitzung an die Aufsichtsräte vergütet. Die Gesamtbezüge des Aufsichtsrats sowie ihre Aufteilung im Jahr 2023 sind der nachfolgenden Tabelle zu entnehmen.

Die Mitglieder des Aufsichtsrats wurden wie folgt vergütet:

Vergleichende Darstellung der Vergütungs- und Ertragsentwicklung

Die folgende vergleichende Darstellung stellt die jährliche Veränderung der gewährten und geschuldeten Vergütung der gegenwärtigen und früheren Vorstands- und Aufsichtsratsmitglieder, der Ertragsentwicklung der Gesellschaft und der Vergütung von Arbeitnehmern auf Vollzeitäquivalenzbasis dar. Die vergleichende Darstellung der Arbeitnehmer wird auf die durchschnittlichen Löhne und Gehälter der Mitarbeiter aller internationalen Standorte abgestellt und bildet damit eine sachgerechte Vergleichsgröße für die internationale Ausrichtung des Masterflex-Geschäftsmodells.

Vergleichende Darstellung der Vergütungs- und Ertragsentwicklung für die Mitglieder des Vorstands

STI = Short term incentive
LTI = Long term incentive

Vergleichende Darstellung der Vergütungs- und Ertragsentwicklung für die Mitglieder des Aufsichtsrats

Vermerk des unabhängigen Wirtschaftsprüfers über die Prüfung des Vergütungsberichts nach § 162 Abs. 3 AktG

An die Masterflex SE

Prüfungsurteil

Wir haben den Vergütungsbericht der Masterflex SE, Gelsenkirchen, für das Geschäftsjahr vom 1. Januar 2023 bis zum 31. Dezember 2023 daraufhin formell geprüft, ob die Angaben nach § 162 Abs. 1 und 2 AktG im Vergütungsbericht gemacht wurden. In Einklang mit § 162 Abs. 3 AktG haben wir den Vergütungsbericht nicht inhaltlich geprüft.

Nach unserer Beurteilung sind im beigefügten Vergütungsbericht in allen wesentlichen Belangen die Angaben nach § 162 Abs. 1 und 2 AktG gemacht worden. Unser Prüfungsurteil erstreckt sich nicht auf den Inhalt des Vergütungsberichts.

Grundlage für das Prüfungsurteil

Wir haben unsere Prüfung des Vergütungsberichts in Übereinstimmung mit § 162 Abs. 3 AktG unter Beachtung des IDW Prüfungsstandards: Die Prüfung des Vergütungsberichts nach § 162 Abs. 3 AktG (IDW PS 870 (08.2021)) durchgeführt. Unsere Verantwortung nach dieser Vorschrift und diesem Standard ist im Abschnitt „Verantwortung des Wirtschaftsprüfers“ unseres Vermerks weitergehend beschrieben. Wir haben als Wirtschaftsprüferpraxis die Anforderungen des IDW Qualitätssicherungsstandards: Anforderungen an die Qualitätssicherung in der Wirtschaftsprüferpraxis (IDW QS 1) angewendet. Die Berufspflichten gemäß der Wirtschaftsprüferordnung und der Berufssatzung für Wirtschaftsprüfer/vereidigte Buchprüfer einschließlich der Anforderungen an die Unabhängigkeit haben wir eingehalten.

Verantwortung des Vorstands und des Aufsichtsrats

Der Vorstand und der Aufsichtsrat sind verantwortlich für die Aufstellung des Vergütungsberichts, einschließlich der dazugehörigen Angaben, der den Anforderungen des § 162 AktG entspricht. Ferner sind sie verantwortlich für die internen Kontrollen, die sie als notwendig erachten, um die Aufstellung eines Vergütungsberichts, einschließlich der dazugehörigen Angaben, zu ermöglichen, der frei von wesentlichen - beabsichtigten oder unbeabsichtigten - falschen Darstellungen ist.

Verantwortung des Wirtschaftsprüfers

Unsere Zielsetzung ist, hinreichende Sicherheit darüber zu erlangen, ob im Vergütungsbericht in allen wesentlichen Belangen die Angaben nach § 162 Abs. 1 und 2 AktG gemacht worden sind, und hierüber ein Prüfungsurteil in einem Vermerk abzugeben.

Wir haben unsere Prüfung so geplant und durchgeführt, dass wir durch einen Vergleich der im Vergütungsbericht gemachten Angaben mit den in § 162 Abs. 1 und 2 AktG geforderten Angaben die formelle Vollständigkeit des Vergütungsberichts feststellen können. In Einklang mit § 162 Abs. 3 AktG haben wir die inhaltliche Richtigkeit der Angaben, die inhaltliche Vollständigkeit der einzelnen Angaben oder die angemessene Darstellung des Vergütungsberichts nicht geprüft.

Umgang mit etwaigen irreführenden Darstellungen

Im Zusammenhang mit unserer Prüfung haben wir die Verantwortung, den Vergütungsbericht unter Berücksichtigung der Kenntnisse aus der Abschlussprüfung zu lesen und dabei für Anzeichen aufmerksam zu bleiben, ob der Vergütungsbericht irreführende Darstellungen in Bezug auf die inhaltliche Richtigkeit der Angaben, die inhaltliche Vollständigkeit der einzelnen Angaben oder die angemessene Darstellung des Vergütungsberichts enthält.

Falls wir auf Grundlage der von uns durchgeführten Arbeiten zu dem Schluss gelangen, dass eine solche irreführende Darstellung vorliegt, sind wir verpflichtet, über diese Tatsache zu berichten. Wir haben in diesem Zusammenhang nichts zu berichten.

Essen, 26. März 2024

BDO AG
Wirtschaftsprüfungsgesellschaft

Die Bekanntmachung dieser Einberufung im Bundesanzeiger zusammen mit den übrigen Veröffentlichungen ist gemäß § 124a AktG auf der Internetseite der Masterflex SE unter www.MasterflexGroup.com/investor-relations/hauptversammlung zugänglich. Sie werden auch in der Hauptversammlung ausliegen.

Weitere Angaben und Hinweise

Voraussetzungen für die Teilnahme an der Hauptversammlung und Ausübung des Stimmrechts

Zur Teilnahme an der Hauptversammlung und zur Ausübung des Stimmrechts sind diejenigen Aktionäre berechtigt, die sich vor der Hauptversammlung rechtzeitig anmelden und ihre Berechtigung nachweisen. Die Anmeldung bedarf der Textform und muss in deutscher oder englischer Sprache erfolgen. Die Berechtigung ist durch einen in Textform in deutscher oder englischer Sprache erstellten Nachweis des Anteilsbesitzes durch den Letztintermediär (z. B. das depotführende Institut) zu erbringen. Der Nachweis des Anteilsbesitzes hat sich auf den Geschäftsschluss des 22. Tages vor der Hauptversammlung zu beziehen, also auf Dienstag, den 21. Mai 2024, 24:00 Uhr MESZ, (sog. Nachweisstichtag) und muss der Gesellschaft ebenso wie die Anmeldung zur Hauptversammlung spätestens bis Mittwoch, den 05. Juni 2024, 24:00 Uhr MESZ, unter folgender Adresse zugehen:

Masterflex SE
c/o Better Orange IR & HV AG
Haidelweg 48
D-81241 München
Telefax: +49 89 8896 906-33
E-Mail: anmeldung@linksmarketservices.eu

Im Verhältnis zur Gesellschaft gilt für die Teilnahme an der Versammlung oder die Ausübung des Stimmrechts als Aktionär nur, wer den Nachweis erbracht hat. Die Berechtigung zur Teilnahme und der Umfang des Stimmrechts bemessen sich dabei ausschließlich nach dem Anteilsbesitz des Aktionärs zum Nachweisstichtag. Mit dem Nachweisstichtag geht keine Sperre für die Veräußerbarkeit des Anteilsbesitzes einher. Auch im Fall der vollständigen oder teilweisen Veräußerung des Anteilsbesitzes nach dem Nachweisstichtag ist für die Teilnahme und den Umfang des Stimmrechts ausschließlich der Anteilsbesitz des Aktionärs zum Nachweisstichtag maßgeblich; d.h., Veräußerungen von Aktien nach dem Nachweisstichtag haben keine Auswirkungen auf die Berechtigung zur Teilnahme und auf den Umfang des Stimmrechts. Entsprechendes gilt für Erwerbe und Zuerwerbe von Aktien nach dem Nachweisstichtag. Personen, die zum Nachweisstichtag noch keine Aktien besitzen und erst danach Aktionär werden, sind nicht teilnahme- und stimmberechtigt, sie können sich aber ggf. vom Veräußerer bevollmächtigen lassen.

Nach dem fristgerechten Eingang der Anmeldung und des Nachweises über den Anteilsbesitz werden den Aktionären die Eintrittskarten für die Hauptversammlung übersandt. Die Gesellschaft akzeptiert neben dem Nachweis der Berechtigung zur Teilnahme gemäß § 67c Abs. 3 AktG auch einen gleichwertigen Nachweis des Anteilsbesitzes durch das depotführende Institut gemäß § 123 Abs. 4 AktG. Um den rechtzeitigen Erhalt der Eintrittskarte sicherzustellen, sollte die Bestellung möglichst frühzeitig beim Letztintermediär (ggfs. der Depotbank) eingehen. Klargestellt sei, dass die Eintrittskarten nicht Voraussetzung für die Teilnahme an der Hauptversammlung sind, sondern der Erleichterung der technischen Abwicklung dienen.

Verfahren für die Stimmabgabe durch Bevollmächtigte/Stimmrechtsvertretung

Das Stimmrecht kann auch durch einen Bevollmächtigten, z.B. durch einen Intermediär, einen Stimmrechtsberater oder eine Vereinigung von Aktionären, ausgeübt werden. Die Erteilung einer Vollmacht ist sowohl vor als auch während der Hauptversammlung zulässig. Zur Vollmachterteilung kommen sowohl Erklärungen gegenüber dem zu Bevollmächtigenden als auch gegenüber der Gesellschaft in Betracht. Bevollmächtigt der Aktionär mehr als eine Person, so kann die Gesellschaft eine oder mehrere von diesen zurückweisen. Auch im Fall einer Stimmrechtsvertretung sind eine fristgerechte Anmeldung und ein Nachweis des Anteilsbesitzes nach den vorstehenden Bestimmungen in dem Abschnitt „Voraussetzungen für die Teilnahme an der Hauptversammlung und die Ausübung des Stimmrechts“ erforderlich.

Bevollmächtigung von Dritten außerhalb des Anwendungsbereichs des § 135 AktG

Die Erteilung der Vollmacht, ihr Widerruf und der Nachweis der Bevollmächtigung gegenüber der Gesellschaft bedürfen der Textform (§ 126b BGB), wenn weder ein Kreditinstitut noch eine Aktionärsvereinigung, noch ein sonstiger von § 135 AktG erfasster Intermediär, noch eine andere diesen nach § 135 Abs. 8 AktG gleichgestellte Person oder Institution zur Ausübung des Stimmrechts bevollmächtigt wird. Bei Bevollmächtigung von Kreditinstituten, Aktionärsvereinigungen, sonstigen von § 135 AktG erfassten Intermediären oder anderen diesen nach § 135 Abs. 8 AktG gleichgestellten Personen oder Institutionen sind Besonderheiten zu beachten, die bei dem jeweils zu Bevollmächtigenden zu erfragen sind.

Aktionäre, die einen Vertreter bevollmächtigen möchten, werden zur organisatorischen Erleichterung gebeten, zur Erteilung der Vollmacht das Formular auf der Rückseite der Eintrittskarte zu verwenden, die sie nach der Anmeldung erhalten, oder das auf der Internetseite www.MasterflexGroup.com/investor-relations/hauptversammlung zur Verfügung gestellte Formular zu benutzen. Eine Verpflichtung zur Verwendung der von der Gesellschaft zur Verfügung gestellten Formulare besteht nicht. Möglich ist es daher auch, dass Aktionäre anderweitig eine Vollmacht ausstellen, solange die erforderliche Form gewahrt bleibt.

Die Vollmacht und ihr Widerruf sind entweder (i) an die Gesellschaft zu übermitteln oder (ii) gegenüber dem Bevollmächtigten zu erklären. Für die Erklärung einer Vollmachterteilung gegenüber der Gesellschaft, ihren Widerruf und die Übermittlung des Nachweises einer erklärten Vollmacht bzw. deren Widerruf steht die nachfolgend genannte Adresse zur Verfügung:

Masterflex SE
c/o Better Orange IR & HV AG
Haidelweg 48
81241 München
Fax: + 49 (0) 89 / 88 96 906-55
E-Mail: MasterflexGroup@linksmarketservices.eu

Am Tag der Hauptversammlung können diese Erklärungen bzw. Nachweise gegenüber der Gesellschaft auch an der Ein- und Ausgangskontrolle zur Hauptversammlung abgegeben bzw. erbracht werden.

Bevollmächtigung von Kreditinstituten und Intermediären bzw. diesen insoweit gleichgestellten Personen oder Vereinigungen (insbesondere Aktionärsvereinigungen)

Werden Kreditinstituten, Aktionärsvereinigungen, sonstige von § 135 AktG erfasste Intermediäre oder andere diesen nach § 135 Abs. 8 AktG gleichgestellten Personen oder Institutionen in Verbindung mit § 125 Absatz 5 AktG (insbesondere Aktionärsvereinigungen) bevollmächtigt, haben diese die Vollmacht nachprüfbar festzuhalten (§ 135 AktG). Wir empfehlen unseren Aktionären, sich bezüglich der Form der Vollmachten mit den Genannten abzustimmen. Wir weisen darauf hin, dass auch insoweit eine ordnungsgemäße Anmeldung und der Nachweis des Anteilsbesitzes nach den vorstehenden Bestimmungen in dem Abschnitt „Voraussetzungen für die Teilnahme an der Hauptversammlung und die Ausübung des Stimmrechts“ erforderlich sind.

Bevollmächtigung des Stimmrechtsvertreters der Gesellschaft

Wir bieten unseren Aktionären an, einen von der Gesellschaft benannten weisungsgebundenen Stimmrechtsvertreter (Stimmrechtsvertreter) mit der Ausübung ihres Stimmrechts zu bevollmächtigen. Auch im Fall einer Stimmrechtsvertretung durch den Stimmrechtsvertreter sind eine fristgerechte Anmeldung und der Nachweis des Anteilsbesitzes nach den vorstehenden Bestimmungen in dem Abschnitt „Voraussetzungen für die Teilnahme an der Hauptversammlung und die Ausübung des Stimmrechts“ erforderlich. Soweit der Stimmrechtsvertreter bevollmächtigt wird, müssen diesem zur Abstimmung über die einzelnen Gegenstände der Tagesordnung Weisungen für die Ausübung des Stimmrechts erteilt werden. Ohne entsprechende Weisung darf der Stimmrechtsvertreter das Stimmrecht nicht ausüben.

Mit der Eintrittskarte erhalten die Aktionäre ein Formular zur Erteilung der Vollmacht und von Weisungen zu den Punkten der Tagesordnung. Für die Bevollmächtigung des Stimmrechtsvertreters der Gesellschaft unter Erteilung ausdrücklicher Weisungen kann - abgesehen von der Vollmachterteilung während der Hauptversammlung durch Verwendung des Formulars, das dem in der Hauptversammlung ausgehändigten Stimmkartenbogen beigefügt bzw. in der Hauptversammlung erhältlich ist - ausschließlich das zusammen mit der Eintrittskarte zugesandte oder das auf der Internetseite www.MasterflexGroup.com/investor-relations/hauptversammlung zur Verfügung gestellte Vollmacht- und Weisungsformular verwendet werden. Die Erteilung auch dieser Vollmacht, ihr Widerruf und der Nachweis der Bevollmächtigung gegenüber der Gesellschaft bedürfen der Textform.

Aktionäre, die die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter bevollmächtigen möchten, müssen - sofern die Vollmachten nicht während der Hauptversammlung erteilt werden - die Vollmachten nebst Weisungen spätestens bis Dienstag, den 11. Juni 2024, 18:00 Uhr MESZ, per Post, per Fax oder per E-Mail an die folgende Adresse übermitteln:

Masterflex SE
c/o Better Orange IR & HV AG
Haidelweg 48
81241 München
Fax: + 49 (0) 89 / 88 96 906-55
E-Mail: MasterflexGroup@linksmarketservices.eu

Für einen Widerruf der Vollmachterteilung an den Stimmrechtsvertreter gelten die vorstehenden Angaben zu den Möglichkeiten der Übermittlung und zu den Fristen entsprechend. Möchte ein Aktionär trotz bereits erfolgter Bevollmächtigung des Stimmrechtsvertreters an der Hauptversammlung selbst oder durch einen Vertreter teilnehmen und Rechte aus den betreffenden Aktien ausüben, so ist dies jedoch bei Erscheinen in der Hauptversammlung unter vorherigem oder gleichzeitigem Widerruf der Vollmacht möglich. Im Falle einer persönlichen Anmeldung durch den Aktionär oder seinen Vertreter an der Einlasskontrolle wird der Stimmrechtsvertreter von einer ihm erteilten Vollmacht auch ohne formgerechten Widerruf seiner Vollmacht in der Versammlung keinen Gebrauch machen.

Rechte der Aktionäre, eine Ergänzung der Tagesordnung zu verlangen (Artikel 56 Satz 2 und 3 SE-VO, § 50 Absatz 2 SEAG, § 122 Absatz 2 AktG)

Aktionäre, deren Anteile zusammen 5 Prozent des Grundkapitals oder einen anteiligen Betrag am Grundkapital von 500.000 Euro erreichen, was 500.000 Stückaktien entspricht, können die Ergänzung der Tagesordnung der Hauptversammlung durch einen oder mehrere Punkte verlangen.

Das Verlangen ist schriftlich an den Vorstand zu richten. Jedem neuen Gegenstand der Tagesordnung muss eine Begründung oder eine Beschlussvorlage beiliegen. Das Verlangen muss der Gesellschaft mindestens 30 Tage vor der Hauptversammlung zugehen; der Tag des Zugangs und der Tag der Hauptversammlung sind nicht mitzurechnen. Antragsteller haben nachzuweisen, dass sie seit mindestens 90 Tagen vor dem Tag des Zugangs des Verlangens Inhaber der Aktien sind und dass sie die Aktien bis zur Entscheidung des Vorstands über den Antrag halten. Auf die in § 70 AktG enthaltenen Regeln zur Berechnung der Aktienbesitzzeit wird hingewiesen. Für den Nachweis reicht eine entsprechende Bestätigung des Letztintermediärs (z. B. des depotführenden Kreditinstitutes) aus. Letztmöglicher Zeitpunkt für den Zugang eines Verlangens auf Ergänzung der Tagesordnung ist damit Sonntag, der 12. Mai 2024, 24:00 Uhr MESZ. Das Verlangen muss der Gesellschaft unter folgender Adresse zugehen:

Masterflex SE
Vorstand
Willy-Brandt-Allee 300
45891 Gelsenkirchen, Deutschland

Ergänzungen der Tagesordnung werden - soweit sie nicht bereits mit der Einberufung bekannt gemacht werden - unverzüglich nach ihrem Eingang im Internet unter www.MasterflexGroup.com/investor-relations/hauptversammlung veröffentlicht, im Bundesanzeiger bekannt gemacht und einem europäischen Medienbündel zur Veröffentlichung zugeleitet.

Gegenanträge und Wahlvorschläge von Aktionären gemäß §§ 126 Absatz 1 und 127 AktG

Nach § 126 Absatz 1 AktG sind Anträge von Aktionären einschließlich des Namens des Aktionärs, der Begründung und einer etwaigen Stellungnahme der Verwaltung den in § 125 Absatz 1 bis 3 AktG genannten Berechtigten unter den dortigen Voraussetzungen zugänglich zu machen, wenn der Aktionär mindestens 14 Tage vor der Versammlung der Gesellschaft einen Gegenantrag gegen einen Vorschlag von Vorstand und Aufsichtsrat zu einem bestimmten Punkt der Tagesordnung mit Begründung an die in der Einberufung hierfür mitgeteilte Adresse übersandt hat. Der Tag des Zugangs und der Tag der Hauptversammlung sind nicht mitzurechnen. Ein Gegenantrag und dessen Begründung brauchen nicht zugänglich gemacht zu werden, wenn die Voraussetzungen des § 126 Absatz 2 AktG vorliegen. Die Begründung braucht auch dann nicht zugänglich gemacht zu werden, wenn sie insgesamt mehr als 5.000 Zeichen beträgt.

Nach § 127 AktG gilt für den Vorschlag eines Aktionärs zur Wahl von Aufsichtsratsmitgliedern oder von Abschlussprüfern § 126 AktG sinngemäß. Der Wahlvorschlag braucht nicht begründet zu werden. Der Vorstand braucht den Wahlvorschlag auch dann nicht zugänglich zu machen, wenn der Vorschlag nicht die Angaben nach § 124 Absatz 3 Satz 4 AktG und § 125 Absatz 1 Satz 5 AktG enthält.

Anträge und Wahlvorschläge von Aktionären sind an folgende Anschrift zu richten:

Masterflex SE
Investor Relations
Willy-Brandt-Allee 300
45891 Gelsenkirchen, Deutschland
Telefax: +49 209 97077 20

E-Mail: ir@MasterflexGroup.com

Letztmöglicher Zugangstermin ist Dienstag, der 28. Mai 2024, 24:00 Uhr MESZ.

Anderweitig adressierte Anträge und Wahlvorschläge werden nicht berücksichtigt.

Auch wenn Gegenanträge und Wahlvorschläge der Gesellschaft vorab übermittelt worden sind, finden sie in der Hauptversammlung nur dann Beachtung, wenn sie dort nochmals mündlich gestellt bzw. unterbreitet werden. Das Recht der Aktionäre, auf der Hauptversammlung Gegenanträge oder Wahlvorschläge auch ohne vorherige Übermittlung an die Gesellschaft zu stellen bzw. zu unterbreiten, bleibt unberührt.

Wir werden zugänglich zu machende Gegenanträge oder Wahlvorschläge von Aktionären (einschließlich des Namens des Aktionärs und - im Falle von Anträgen - der Begründung) unverzüglich nach ihrem Eingang und dem Nachweis der Aktionärseigenschaft des Antragstellers über die Internetseite der Gesellschaft www.MasterflexGroup.com/investor-relations/hauptversammlung zugänglich machen. Eventuelle Stellungnahmen der Verwaltung werden ebenfalls über diese Internetadresse zugänglich gemacht.

Auskunftsrecht gemäß § 131 Absatz 1 und 4 AktG

Jedem Aktionär ist auf Verlangen in der Hauptversammlung vom Vorstand Auskunft über Angelegenheiten der Gesellschaft zu geben, soweit sie zur sachgemäßen Beurteilung des Gegenstands der Tagesordnung erforderlich ist. Die Auskunftspflicht erstreckt sich auch auf die rechtlichen und geschäftlichen Beziehungen der Gesellschaft zu einem verbundenen Unternehmen. Die Auskunftspflicht des Vorstands eines Mutterunternehmens (§ 290 Absatz 1, 2 HGB) in der Hauptversammlung, der der Konzernabschluss und der Konzernlagebericht vorgelegt werden, erstreckt sich auch auf die Lage des Konzerns und der in den Konzernabschluss einbezogenen Unternehmen. Ist einem Aktionär in seiner Eigenschaft als Aktionär eine Auskunft außerhalb der Hauptversammlung gegeben worden, kann jeder Aktionär nach § 134 Abs.4 AktG die gleiche Auskunft in der Hauptversammlung verlangen.

Die Auskunft hat den Grundsätzen einer gewissenhaften und getreuen Rechenschaft zu entsprechen. Unter den in § 131 Absatz 3 AktG genannten Voraussetzungen darf der Vorstand die Auskunft verweigern. Wird einem Aktionär eine Auskunft verweigert, so kann er nach § 131 Abs. 5 AktG verlangen, dass seine Frage und der Grund, aus dem die Auskunft verweigert worden ist, in die Niederschrift über die Verhandlung aufgenommen werden.

Gesamtzahl der Aktien und Stimmrechte im Zeitpunkt der Einberufung der Hauptversammlung

In Ergänzung zu den vorstehenden Angaben teilen wir mit, dass im Zeitpunkt der Einberufung das Grundkapital der Gesellschaft in 9.752.460 auf den Inhaber lautende nennwertlose Stückaktien eingeteilt ist. Jede Aktie gewährt eine Stimme, die Gesamtzahl der Stimmen beträgt somit 9.752.460. Nach Kenntnis der Gesellschaft ist im Zeitpunkt der Einberufung keine Aktie vom Stimmrecht ausgeschlossen. Die Gesellschaft hält jedoch zum Zeitpunkt der Einladung 134.126 eigene Aktien im Bestand, für die kein Stimmrecht ausgeübt werden darf.

Veröffentlichungen auf der Internetseite der Gesellschaft/weitergehende Informationen zu den Rechten der Aktionäre

Die Einberufung der Hauptversammlung sowie die sonstigen Angaben nach § 124a AktG, etwaige Ergänzungsverlangen von Aktionären und etwaige zugänglich zu machende Anträge bzw. Wahlvorschläge von Aktionären sowie weitere Informationen zu den Rechten der Aktionäre gemäß Artikel 56 Satz 2 und 3 SE-VO, § 50 Absatz 2 SEAG, § 122 Absatz 2, § 126 Absatz 1, § 127 und § 131 Absatz 1, 4 und 5 AktG können von der Einberufung der Hauptversammlung an im Internet unter www.MasterflexGroup.com/investor-relations/hauptversammlung eingesehen werden und sind damit über die Internetseite der Gesellschaft allen Aktionären zugänglich. Dort stehen auch die Informationen gemäß § 125 AktG in Verbindung mit der Durchführungsverordnung (EU) 2018/1212 zur Verfügung.

Hinweis auf ausliegende Unterlagen

Von der Einberufung der Hauptversammlung an liegen in den Geschäftsräumen der Masterflex SE unter der Adresse

Masterflex SE
Willy-Brandt-Allee 300
45891 Gelsenkirchen/Deutschland

zu den üblichen Geschäftszeiten 9:00 Uhr bis 16:30 Uhr werktags von Montag bis Donnerstag, Freitag von 9:00 Uhr bis 15:00 Uhr zur Einsichtnahme der Aktionäre folgende Unterlagen aus:

Die vorstehend genannten Unterlagen zur Tagesordnung werden auch in der Hauptversammlung am 12. Juni 2024 zur Einsichtnahme der Aktionäre ausliegen und über die Internetseite der Gesellschaft www.MasterflexGroup.com/investor-relations/hauptversammlung zugänglich gemacht.

Information für Aktionäre und Aktionärsvertreter zum Datenschutz

Die Masterflex SE verarbeitet als Verantwortlicher im Sinne von Art. 4 Nr. 7 Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO) personenbezogene Daten, um den Aktionären und Aktionärsvertretern die Teilnahme an der Hauptversammlung sowie die Ausübung ihrer Rechte im Rahmen der Hauptversammlung zu ermöglichen sowie sonstigen aktienrechtlichen Erfordernissen nachzukommen, denen der Verantwortliche unterliegt (z.B. Publikations- und Offenlegungspflichten). Personenbezogene Daten liegen nur dann vor, soweit es sich jeweils um natürliche Personen handelt. Die in Deutschland geltenden anwendbaren Datenschutzbestimmungen werden eingehalten.

Der Verantwortliche ist unter folgenden Kontaktmöglichkeiten erreichbar:

Masterflex SE
z. Hd. Frau Jessica Schüring
Willy-Brandt-Allee 300
45891 Gelsenkirchen
Deutschland / Germany
Telefon: +49 209 97077-10
Telefax: +49 209 97077-20
E-Mail: J.Schuering@MasterflexGroup.com

Verarbeitet werden folgende personenbezogene Daten des jeweiligen Aktionärs bzw. von Personen, die von einem Aktionär ermächtigt sind, im eigenen Namen das Stimmrecht für Aktien auszuüben: Name und Vorname, Anschrift, ggf. E-Mail-Adresse (soweit mitgeteilt bzw. bekannt), Aktienanzahl, Aktiengattung, Besitzart der Aktien (Eigenbesitz, Fremdbesitz oder Vollmachtbesitz) und Nummer der Eintrittskarte.

Ist ein Aktionärsvertreter vorhanden, werden von diesem folgende personenbezogenen Daten verarbeitet: Name und Vorname sowie Anschrift.

Soweit uns diese personenbezogenen Daten nicht von den Aktionären oder Aktionärsvertretern selbst im Rahmen der Anmeldung zur Hauptversammlung, der Teilnahme an der Hauptversammlung oder aber der Stellung eines Ergänzungsverlangens nach § 122 AktG oder der Übersendung eines Gegenantrags oder Wahlvorschlags nach §§ 126, 127 AktG übermittelt werden, übermittelt die Depotbank des betreffenden Aktionärs die personenbezogenen Daten an uns.

Werden Gegenanträge oder Wahlvorschläge nach §§ 126, 127 AktG gestellt, werden diese einschließlich des Namens des Aktionärs, der Begründung und einer etwaigen Stellungnahme der Verwaltung auf der Internetseite der Gesellschaft und damit öffentlich zugänglich gemacht.

In der Hauptversammlung ist gem. § 129 AktG das Teilnehmerverzeichnis vor der ersten Abstimmung allen Teilnehmern zugänglich zu machen. Das Teilnehmerverzeichnis enthält nach Maßgabe von § 129 AktG die dort genannten personenbezogenen Daten der Teilnehmer der Hauptversammlung bzw. des vertretenen Aktionärs, u.a. Namen und Wohnort sowie bei die Zahl der von jedem Anwesenden vertretenen Aktien unter Angabe ihrer Gattung. Jedem Aktionär ist zudem auf Verlangen bis zu zwei Jahren nach der Hauptversammlung Einsicht in das Teilnehmerverzeichnis zu gewähren.

Die personenbezogenen Daten werden im Rahmen der gesetzlichen Pflichten gespeichert und nach Ablauf der sich daraus ergebenden Aufbewahrungspflichten gelöscht.

Die Verarbeitung der personenbezogenen Daten ist für die Teilnahme an der Hauptversammlung und die Wahrnehmung der Rechte als Aktionär zwingend erforderlich. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung ist Art. 6 (1) c) DS-GVO.

Die Dienstleister der Gesellschaft, welche zum Zwecke der Ausrichtung der Hauptversammlung beauftragt werden, erhalten von der Gesellschaft nur solche personenbezogenen Daten, welche für die Ausführung der beauftragten Dienstleistung erforderlich sind und verarbeiten die Daten ausschließlich nach Weisung der Gesellschaft als Verantwortlichem.

Betroffene Personen haben bei Bestehen der entsprechenden gesetzlichen Voraussetzungen ein Recht auf Auskunft (Art. 15 DS-GVO), Berichtigung (Art. 16 DS-GVO), Einschränkung (Art. 18 DS-GVO), Widerspruch (Art. 21 DS-GVO), Übertragbarkeit (Art. 20 DS-GVO) und Löschung (Art. 17 DS-GVO) bezüglich ihrer personenbezogenen Daten. Diese Rechte können betroffene Personen gegenüber der Masterflex SE unentgeltlich über die folgenden Kontaktdaten geltend machen:

Masterflex SE
z. Hd. Frau Jessica Schüring
Willy-Brandt-Allee 300
45891 Gelsenkirchen
Deutschland / Germany
Telefon: +49 209 97077-10
Telefax: +49 209 97077-20
E-Mail: J.Schuering@MasterflexGroup.com

Zudem steht Aktionären und Aktionärsvertretern ein Beschwerderecht bei den Datenschutz-Aufsichtsbehörden nach Art. 77 DS-GVO zu. Aktionäre und Aktionärsvertreter erreichen unseren Datenschutzbeauftragten ebenfalls unter den zuvor angegebenen Kontaktdaten.